Description du poste :
La personne titulaire du poste de spécialiste en paie et en ressources humaines assure l’administration exacte et ponctuelle de la paie tout en offrant un soutien complet aux principales fonctions des ressources humaines. Ce rôle combinant la paie et les ressources humaines constitue une ressource importante pour les employés et la direction, en apportant un soutien à l’administration de la paie, aux avantages sociaux, à la gestion des données du système d’information sur les ressources humaines (SIRH), aux processus liés au cycle de vie des employés, à la production de rapports, à la conformité et aux activités générales des ressources humaines.
La personne retenue possédera une solide connaissance des pratiques canadiennes en matière de paie et des exigences relatives à l’emploi, un grand souci du détail ainsi que la capacité de concilier efficacement les responsabilités confidentielles liées à la paie et le soutien quotidien aux ressources humaines.
Responsabilités :
Administration de la paie
- Administrer et traiter la paie avec exactitude et dans les délais prévus, y compris la paie régulière, les ajustements, les primes, les commissions, les heures supplémentaires, les indemnités de vacances, les avantages imposables, les retenues et toute autre rémunération applicable.
- Vérifier les données relatives aux heures travaillées et aux présences des employés, et résoudre les écarts avant le traitement de la paie.
- Tenir à jour les registres de paie, les retenues des employés, les renseignements fiscaux, les coordonnées de dépôt direct et les autres données relatives à la paie.
- Traiter les nouvelles embauches, les cessations d’emploi, les changements salariaux, les promotions, les mutations, les congés et les autres changements concernant les employés dans les systèmes de paie et de ressources humaines.
- Préparer les relevés d’emploi (RE) au besoin.
- Participer aux activités de fin d’année liées à la paie, notamment au rapprochement et à la préparation des feuillets T4 et des autres déclarations de paie requises.
- Répondre aux questions des employés concernant la rémunération, les retenues, les feuillets fiscaux, les indemnités de vacances et les autres questions liées à la paie.
- Conserver les documents de paie conformément aux exigences de l’entreprise en matière de conservation des dossiers.
- Participer aux audits de la paie et fournir les documents et les rapports demandés.
- Se tenir au fait des exigences fédérales et provinciales applicables en matière de paie.
Administration des ressources humaines
- Soutenir les processus d’accueil, d’intégration et de départ des employés, notamment en préparant et en traitant les documents requis.
- Tenir à jour des renseignements exacts sur les employés dans le SIRH et les dossiers du personnel.
- Traiter les changements concernant la rémunération, le titre du poste, le service, les liens hiérarchiques, le statut d’emploi et le lieu de travail des employés.
- Soutenir l’administration des programmes d’avantages sociaux et de retraite des employés.
- Répondre aux questions courantes des employés concernant les programmes et politiques de ressources humaines, les avantages sociaux, la paie et les procédures de l’entreprise.
- Coordonner, selon les besoins, les adhésions, les modifications aux dossiers des employés et les fins de couverture auprès des fournisseurs d’avantages sociaux.
- Soutenir l’administration des congés et tenir à jour les documents pertinents des employés.
- Préparer les attestations d’emploi et les autres documents courants relatifs à l’emploi.
- Contribuer à la production de rapports sur les ressources humaines, les effectifs, le roulement du personnel, la paie et d’autres indicateurs relatifs à la main-d’œuvre.
- Soutenir les activités de recrutement au besoin, notamment la planification des entrevues, la préparation des offres d’emploi, les démarches préalables à l’embauche et la coordination de l’accueil et de l’intégration.
- Soutenir la mise en œuvre et l’administration des politiques, des procédures et des programmes de ressources humaines.
- Participer aux projets de ressources humaines et de paie, à l’implantation de systèmes, aux audits et aux initiatives d’amélioration des processus.
Responsabilités en matière de conformité
- Contribuer au respect des exigences fédérales et provinciales applicables en matière d’emploi et de paie.
- Se tenir au fait des normes d’emploi applicables dans les provinces où travaillent les employés, notamment des exigences relatives aux heures de travail, aux heures supplémentaires, aux vacances, aux jours fériés, aux congés, aux cessations d’emploi et aux registres de paie.
- Protéger les renseignements confidentiels des employés et favoriser le traitement approprié des renseignements personnels conformément aux exigences canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée et aux politiques de l’entreprise.
Qualifications
Formation et expérience
- Diplôme ou baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence.
- Bilinguisme, avec une excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
- De 3 à 5 ans d’expérience progressive en paie et/ou en ressources humaines.
- Expérience de soutien auprès d’employés dans plusieurs provinces canadiennes, de préférence.
- Expérience des systèmes de paie, des SIRH et des systèmes de suivi du temps de travail requise.
Certifications souhaitées
- Accréditation de spécialiste en conformité de la paie (S.C.P.; PCP en anglais) de l’Institut national de la paie souhaitée, ou volonté d’obtenir cette accréditation.
- Titre professionnel en ressources humaines, tel que le titre CHRP ou un équivalent provincial applicable, un atout.
Connaissances, compétences et aptitudes
- Connaissance pratique des pratiques canadiennes de paie et des exigences de conformité en matière de paie.
- Connaissance des normes d’emploi provinciales et des pratiques générales en ressources humaines.
- Solides compétences en calcul, en analyse et en rapprochement de données.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Solide maîtrise de Microsoft Excel, notamment une expérience de travail avec des données de paie et de ressources humaines.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et à respecter les échéances strictes de la paie.
- Solides aptitudes interpersonnelles et en communication écrite.
- Bon jugement dans le traitement des renseignements sensibles ou confidentiels.
- Capacité à repérer les écarts, à examiner les problèmes et à recommander des solutions pratiques.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les ressources humaines, les finances, les employés, les gestionnaires et les fournisseurs externes.
Compétences clés
- Exactitude et conformité de la paie
- Souci du détail
- Confidentialité
- Service à la clientèle
- Administration des ressources humaines
- Résolution analytique de problèmes
- Organisation et gestion du temps
- Sens des responsabilités
- Communication
- Collaboration
- Amélioration continue
Bray Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à favoriser un milieu de travail inclusif et accessible. Des mesures d’accommodement sont offertes aux candidats en situation de handicap tout au long des processus de recrutement, de sélection et d’emploi. Si vous avez besoin d’une mesure d’accommodement, veuillez en informer les Ressources humaines afin que nous puissions collaborer avec vous, de manière respectueuse et confidentielle, pour répondre à vos besoins.
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Description of position:
The Payroll & Human Resources Specialist is responsible for administering accurate and timely payroll while providing comprehensive support across key Human Resources functions. This hybrid role serves as an important resource for employees and management, supporting payroll administration, benefits, HRIS data management, employee lifecycle processes, reporting, compliance, and general HR operations.
The successful candidate will have strong knowledge of Canadian payroll practices and employment requirements, excellent attention to detail, and the ability to effectively balance confidential payroll responsibilities with day-to-day HR support.
Responsibilities:
Payroll Administration
- Administer and process payroll accurately and on schedule, including regular payroll, adjustments, bonuses, commissions, overtime, vacation pay, taxable benefits, deductions, and other applicable earnings.
- Review employee time and attendance information and resolve discrepancies prior to payroll processing.
- Maintain payroll records, employee deductions, tax information, direct deposit details, and other payroll-related data.
- Process new hires, terminations, salary changes, promotions, transfers, leaves of absence, and other employee changes within the payroll and HR systems.
- Prepare Records of Employment (ROEs) as required.
- Support year-end payroll activities, including reconciliation and preparation of T4 and other required payroll reporting.
- Respond to employee questions regarding pay, deductions, tax forms, vacation pay, and other payroll matters.
- Maintain payroll documentation in accordance with company record-retention requirements.
- Support payroll audits and provide requested documentation and reports.
- Maintain awareness of applicable federal and provincial payroll requirements.
Human Resources Administration
- Support employee onboarding and offboarding, including preparation and processing of required documentation.
- Maintain accurate employee records in the HRIS and personnel files.
- Process employee changes involving compensation, job title, department, reporting relationships, employment status, and work location.
- Support administration of employee benefit and retirement programs.
- Assist employees with routine questions regarding HR programs, policies, benefits, payroll, and company procedures.
- Coordinate enrollment, employee changes, and terminations with benefit providers as appropriate.
- Support leave administration and maintain appropriate employee documentation.
- Prepare employment verification letters and other routine employment documentation.
- Assist with HR reporting, headcount reporting, turnover information, payroll reporting, and other workforce metrics.
- Support recruitment activities as needed, including interview scheduling, offer documentation, pre-employment requirements, and onboarding coordination.
- Support implementation and administration of HR policies, procedures, and programs.
- Participate in HR and payroll projects, system implementations, audits, and process-improvement initiatives.
Compliance Responsibilities
- Support compliance with applicable federal and provincial employment and payroll requirements.
- Maintain awareness of employment standards applicable to the provinces in which employees are located, including requirements related to hours of work, overtime, vacation, statutory holidays, leaves, termination, and payroll records.
- Protect confidential employee information and support appropriate handling of personal information in accordance with applicable Canadian privacy requirements and company policies.
Qualifications
Education and Experience
- Diploma or bachelor’s degree in human resources, Business Administration, or a related field preferred.
- Bilingual proficiency (read, speak, &write fluently in English & French).
- 3–5 years of progressive payroll and/or Human Resources experience.
- Experience supporting employees across multiple Canadian provinces is preferred.
- Experience with payroll, HRIS, and timekeeping systems required.
Preferred Certifications
- Payroll Compliance Professional (PCP) designation through the National Payroll Institute preferred or willingness to pursue certification.
- Human Resources designation such as CHRP, or an applicable provincial equivalent, is an asset.
Knowledge, Skills and Abilities
- Working knowledge of Canadian payroll practices and payroll compliance requirements.
- Knowledge of provincial employment standards and general HR practices.
- Strong numerical, analytical, and reconciliation skills.
- High degree of accuracy and attention to detail.
- Strong Microsoft Excel skills, including experience working with payroll and HR data.
- Ability to manage competing priorities and meet strict payroll deadlines.
- Strong interpersonal and written communication skills.
- Sound judgment when handling sensitive or confidential information.
- Ability to identify discrepancies, investigate issues, and recommend practical solutions.
- Ability to work independently while collaborating effectively with HR, Finance, employees, managers, and external providers.
Key Competencies
- Payroll Accuracy and Compliance
- Attention to Detail
- Confidentiality
- Customer Service
- HR Administration
- Analytical Problem Solving
- Organization and Time Management
- Accountability
- Communication
- Collaboration
- Continuous Improvement
Bray Canada is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive, accessible workplace. Accommodation is available for applicants with disabilities throughout the recruitment, selection, and employment process. Should you require accommodation, please notify Human Resources so that we may work with you in a respectful, confidential manner to meet your needs
