Adjoint(e) administratif(ve) et réceptionniste
JB Aviation Services et Groupe Voyages VP
Poste permanent à temps plein | 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi
Horaire hybride : bureau à Dorval et télétravail
Vous aimez être cette personne sur qui l'équipe peut compter. Celle qui anticipe, organise et veille à ce que les choses avancent.
Un suivi à effectuer ? Vous y pensez avant qu'on vous le rappelle. Une demande à traiter ? Vous vous assurez qu'elle soit prise en charge. Plusieurs priorités en même temps ? Vous savez faire preuve de jugement, vous organiser et garder le souci du travail bien fait.
Vous avez cette facilité à mettre de l'ordre dans les activités, à simplifier le quotidien des autres et à faire avancer les dossiers. Et vous aimez ça !
Nous recherchons une personne organisée, proactive et attentionnée pour contribuer au bon fonctionnement de deux entreprises dynamiques : JB Aviation Services et Groupe Voyages VP.
VOTRE RÔLE
Vous êtes le premier point de contact des deux entreprises et une personne-ressource au quotidien pour l'équipe de direction (la présidence et les différentes directions).
Votre contribution se partage entre la réception, le soutien administratif et la coordination du bureau. Vous veillez à ce que les demandes soient traitées, les suivis effectués et les activités administratives bien coordonnées, tout en offrant une expérience professionnelle et attentionnée à la clientèle.
Réception et communications avec la clientèle
- Gérer le standard téléphonique, filtrer les appels et les acheminer vers les bons conseillers.
- Surveiller les boîtes courriel générales et assigner rapidement les messages aux personnes concernées.
- Assurer le traitement et le suivi des demandes reçues, principalement par courriel et également par téléphone.
- Répondre aux demandes d'information générales de la clientèle, notamment par courriel et par les réseaux sociaux.
- Veiller à ce que chaque demande soit prise en charge et qu'aucun suivi ne reste sans réponse.
- Intervenir lorsqu'un client attend, qu'un membre de l'équipe est absent ou qu'un dossier risque de tomber entre deux chaises.
- Contribuer à une expérience client professionnelle, chaleureuse et à la hauteur des standards de qualité des deux entreprises.
Soutien administratif à la direction
- Soutenir la présidence et l'équipe de direction dans leurs activités administratives et leurs suivis quotidiens.
- Préparer, mettre en forme et assurer le suivi de documents, de communications et de dossiers.
- Organiser l'information, coordonner les demandes et veiller au respect des échéances.
- Planifier la charge de travail quotidienne et répartir les tâches selon les priorités pour assurer la continuité du service.
- Participer à la logistique d'événements internes et d'activités destinées à la clientèle.
- Contribuer à l'amélioration des outils et des pratiques administratives.
Gestion et coordination du bureau
- Traiter le courrier entrant et sortant ainsi que la réception des colis.
- Gérer les inventaires et commander les fournitures de bureau et de cuisine.
- Coordonner l'entretien des équipements de bureau (imprimantes, machines à café, etc.).
- Veiller à la bonne tenue du bureau : propreté des locaux et organisation des équipements.
- Coordonner les relations et les suivis avec les fournisseurs de services (informatique, entretien ménager, etc.).
VOTRE PROFIL
Formation et expérience
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, en gestion ou dans un domaine connexe.
- Minimum de deux (2) années d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou de service à la clientèle.
Compétences
- Très bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et aisance avec les outils technologiques.
- Très bonnes habiletés de communication en français et bonne maîtrise de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
- Sens de l'organisation, rigueur et souci du détail.
- Capacité à établir les priorités, à gérer plusieurs demandes à la fois et à assurer des suivis efficaces.
- Résolution de problèmes : capacité à intervenir rapidement en cas d'urgence, d'absence ou de dossier délicat.
- Autonomie, esprit d'initiative et capacité à trouver des solutions.
- Professionnalisme, grande discrétion et bon jugement.
- Approche attentionnée envers la clientèle et facilité à collaborer avec différents intervenants.
Au-delà de votre expérience, c'est votre façon de travailler qui fera la différence.
Vous aimez prendre les choses en charge et savoir que votre contribution facilite réellement le travail des autres. Vous êtes à l'aise dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer et où il faut parfois trouver rapidement une solution.
Vous accordez autant d'importance à la qualité de vos suivis qu'à celle de vos relations.
Votre rigueur se remarque. Votre initiative aussi.
CE QUE NOUS VOUS OFFRONS
- Un poste permanent à temps plein de 37,5 heures par semaine.
- Un horaire hybride : deux ou trois jours au bureau à Dorval et deux ou trois jours en télétravail.
- Un salaire concurrentiel rémunéré selon l'expérience
- Un régime d'assurances collectives, des vacances et des congés bien-être.
- Un rôle polyvalent, au cœur des activités de deux entreprises dynamiques.
- Une collaboration étroite avec la direction et les équipes.
- Un environnement professionnel où votre autonomie, votre fiabilité et votre contribution sont valorisées.
À PROPOS DES DEUX ENTREPRISES
JB Aviation Services, située à l'aéroport Montréal-Trudeau, coordonne des opérations aériennes et logistiques complexes, où rigueur, agilité et capacité d'anticipation sont essentielles.
Groupe Voyages VP crée des expériences de voyage haut de gamme grâce à une approche personnalisée, un réseau privilégié et un souci constant du détail.
Deux réalités distinctes, un point commun : une culture orientée vers l'excellence, des environnements en mouvement et une volonté claire de faire les choses avec justesse et professionnalisme.
VOUS VOUS RECONNAISSEZ DANS CE RÔLE ?
Vous aimez être au cœur des activités, faciliter le quotidien d'une équipe et offrir un service de qualité ? Nous souhaitons vous connaître !
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