Adjoint.e au Secrétariat général (20 heures)
IRCM – Administration
À propos de l’IRCM
L’Institut de recherches cliniques de Montréal (IRCM) est un centre de recherche biomédicale de calibre international qui met la science au service de la santé. Les travaux de nos équipes contribuent à des avancées majeures en recherche. Nous offrons un environnement où la rigueur scientifique et la collaboration permettent de faire progresser les connaissances.
Ce que le poste offre
- Collaborer au sein d’une équipe de proximité, engagée et solidaire.
- Bénéficier de l’encadrement d’une gestionnaire disponible, présente et d’expérience en droit.
- Évoluer dans un environnement à échelle humaine, rigoureux et collaboratif, au cœur des activités de l’Institut.
- Profiter d’une conciliation travail-famille favorisée par l’organisation.
Aperçu du poste
La personne titulaire du poste est assignée à la direction des affaires juridiques et au Secrétariat général. Par sa rigueur et son sens de l’organisation, elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’équipe, des rencontres du conseil d’administration de l’IRCM et sa Fondation, en assurant la coordination et le suivi des activités administratives. Dans le cadre de ses fonctions, elle est appelée à traiter des informations confidentielles, anticiper les besoins, coordonner plusieurs dossiers à la fois et travailler avec soin et discrétion.
Responsabilités
- Assurer le soutien administratif, de gestion et de secrétariat de la direction des Affaires juridiques.
- Gérer l’agenda, les courriels, les appels, le courrier et maintenir un système efficace de gestion documentaire et de classement.
- Aider à planifier, organiser et assurer le suivi des dossiers, projets et échéanciers.
- Participer à l’élaboration et la mise en place d’outils administratifs pour favoriser les échanges d’informations et de la coordination du travail.
- Rédiger, réviser et mettre en formes divers documents, rapports, notes d’information et correspondances en français et en anglais.
- Coordonner la collecte d’information, participer à la préparation d’analyses, la production de rapports et la diffusion de documents.
- Organiser et coordonner la logistique des réunions et des comités corporatifs incluant les ordres du jour, les procès-verbaux et suivis des décisions.
- Soutenir le Secrétariat général dans la préparation et le déroulement des réunions du conseil d’administration (CA) et de ses comités, dont le calendrier annuel est établi à l’avance, avec une présence accrue le mois précédant chaque réunion.
- Assister le Secrétariat général dans la préparation, la coordination et le suivi des dossiers stratégiques, et veiller à la préparation de la documentation destinée aux instances de gouvernance.
- Assurer la gestion rigoureuse des documents et des registres, dans le respect des règles de classification en vigueur.
- Participer à l’amélioration continue des pratiques en proposant et en mettant en place des outils, des procédures et des guides facilitant le travail de l’équipe.
- Compiler et tenir à jours les données liées aux activités et aux dossiers du service.
Ce que vous apportez
Exigences essentielles
- Diplôme d'études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou équivalent.
- Expérience pertinente de deux (2) ans.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais.
Compétences recherchées
- Maîtrise de la suite MS Office notamment Outlook, Team et Excel.
- Autonomie, jugement et capacité d’anticiper les besoins.
- Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément dans le respect des échéances.
- Capacité d’adaptation, avec une approche axée sur le service et la collaboration.
- Sens de l’organisation et gestion des priorités.
- Rigueur, souci du détail et de la confidentialité.
- Excellentes compétences en rédaction.
Atouts
- Expérience dans l’organisation et le suivi des réunions d’un conseil d’administration.
- Expérience de soutien administratif au sein d’un service des affaires juridiques.
Informations clés
- Le poste est à temps partiel à raison d’environ 20 heures par semaine.
- Une présence est exigée pour chaque réunion du conseil d’administration, soit environ six (6) fois par année selon le calendrier annuel établi à l’avance.
- Une présence plus soutenue est demandée durant le mois qui précède chaque réunion du conseil d’administration (CA).
- Soirées occasionnelles. Vous devez être disponible certains soirs, car les réunions du CA peuvent finir après 18 h.
- Le travail s'effectue principalement en présentiel à Montréal.
Avantages
- Un nombre avantageux de jours de vacances et de journées personnelles.
- Congés additionnels durant la période des Fêtes.
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP).
- Programme d’aide aux personnes employées (PAE).
- Installations pour les cyclistes (stationnement sécurisé et douches).
- Emplacement accessible au cœur de Montréal.
Soumettre votre candidature
Faites parvenir votre candidature (CV) en cliquant sur « Postuler ».
Pour en savoir plus sur l’IRCM : https://www.ircm.qc.ca.
Processus de sélection
Les personnes retenues seront contactées pour une entrevue. Des vérifications peuvent être effectuées selon la nature du poste.
L’IRCM valorise l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes, sur demande, aux personnes invitées en entrevue.
